智慧办公协作平台项目需求规格说明书
文档版本: V1.0
日期: 2025年06月22日
作者: 唐统贤
1. 引言 (Introduction)
1.1 目的 (Purpose)
本文档旨在详细描述“智慧办公协作平台”的软件需求。该系统旨在为现代企业和团队提供一个全面的、一体化的远程办公和团队协作解决方案,涵盖项目管理、任务分配、文档协作、视频会议、日程安排、考勤管理及文件共享等核心业务流程。本SRS将作为开发团队、测试团队及项目相关方进行设计、开发、测试和验收的依据。
1.2 范围 (Scope)
本SRS描述的系统将包括但不限于以下核心模块及功能:
- 基础设置与系统管理: 用户管理、组织架构、权限管理、系统配置。
- 项目管理: 项目创建、进度跟踪、风险管理、项目报告。
- 任务管理: 任务创建、分配、优先级、状态跟踪、甘特图/看板视图。
- 文档协作: 在线编辑、版本控制、评论、权限控制、模板管理。
- 视频会议: 音视频通话、屏幕共享、会议录制、会议纪要。
- 日程管理: 个人日程、团队日程、会议室预订、事件提醒。
- 考勤管理: 线上打卡、请假审批、加班管理、考勤报表。
- 文件共享: 个人网盘、团队网盘、权限管理、文件版本。
- 即时通讯: 团队/个人聊天、消息通知。
本SRS不涉及具体的硬件基础设施部署细节(如服务器、网络设备选型)、特定网络拓扑设计及详细的项目管理计划(如WBS)。
1.3 定义、首字母缩写和缩略语 (Definitions, Acronyms, and Abbreviations)
| 缩写 | 全称 | 中文含义 |
|---|
| SRS | Software Requirements Specification | 软件需求规格说明书 |
| UI | User Interface | 用户界面 |
| UX | User Experience | 用户体验 |
| SaaS | Software as a Service | 软件即服务 |
| API | Application Programming Interface | 应用程序编程接口 |
| VoIP | Voice over Internet Protocol | 基于IP的语音传输 |
| SSO | Single Sign-On | 单点登录 |
| KMS | Knowledge Management System | 知识管理系统 |
| BPM | Business Process Management | 业务流程管理 |
1.4 参考文献 (References)
无(本项目首次撰写)
1.5 概述 (Overview)
本文档的第二章将提供系统的总体描述,包括产品视角、功能概述、用户特征、一般性约束和假设。第三章将详细阐述具体的需求,包括功能需求、非功能需求和外部接口需求。第四章为附录,包含任何辅助信息,如业务流程图、数据模型和技术规范等。
2. 总体描述 (Overall Description)
2.1 产品视角 (Product Perspective)
本智慧办公协作平台是一个独立的、集成的SaaS(Software as a Service)模式的业务管理平台,旨在提高企业和团队的协作效率、降低运营成本、优化员工体验。它将作为一个全新的系统被开发,并可能与现有的一些第三方系统(如HRM系统、CRM系统、企业邮箱、OA系统等)进行集成。
2.2 产品功能 (Product Functions)
2.2.1 核心功能模块
- 组织与权限管理: 组织架构、部门、员工账户、角色分配、权限配置。
- 项目管理: 项目列表、看板、甘特图、里程碑、项目成员、权限。
- 任务管理: 任务创建、指派、截止日期、优先级、关联项目、子任务、评论。
- 文档协作: 在线文档、表格、演示文稿的创建、编辑、评论、版本回溯。
- 视频会议: 会议预约、即时会议、会议邀请、屏幕共享、录制、文字纪要。
- 日程管理: 个人日历、部门日历、项目日历、会议室预订、提醒。
- 考勤管理: 移动/PC端打卡、定位打卡、考勤规则设置、请假/加班审批。
- 文件共享: 分级文件夹、文件上传/下载、共享权限、文件预览、版本管理。
- 即时通讯: 部门群聊、项目群聊、一对一聊天、消息通知、表情、文件传输。
- 知识库: FAQ、操作手册、公司制度等知识内容的发布、检索、分类。
- 通知中心: 待办事项、审批通知、任务更新、会议提醒等聚合通知。
- 数据报表: 项目进度、任务完成率、考勤统计、文档活跃度等统计分析。
2.3 用户特征 (User Characteristics)
| 用户类型 | 特征描述 | 主要需求 |
|---|
| 普通员工 | 日常任务执行者,需要高效完成工作 | 清晰的任务列表、便捷的文档协作、流畅的会议体验、方便的考勤打卡 |
| 项目经理 | 负责项目规划、执行、监控与收尾 | 全面掌握项目进度、灵活分配任务、高效沟通团队成员、分析项目绩效 |
| 部门主管 | 负责部门内部管理和员工绩效 | 了解团队工作状态、审批下属请求、安排部门日程、评估员工表现 |
| 行政人员 | 负责考勤、会议室、公司文件等管理 | 便捷设置考勤规则、管理会议室资源、维护公司文件、统计考勤数据 |
| 系统管理员 | 负责系统配置、用户管理、权限管理 | 灵活配置组织架构、精细化权限控制、监控系统运行状态、数据备份 |
| 高级管理层 | 关注企业整体运营效率和战略目标 | 全局数据概览、关键绩效指标、战略项目进展、员工活跃度分析 |
2.4 一般性约束 (General Constraints)
2.4.1 技术约束
- 安全性: 用户数据、文档内容、会议记录等敏感信息必须严格加密存储和传输,符合数据隐私法规。
- 性能: 系统需支持大规模用户并发操作,核心业务流程(如文档协同编辑、视频会议、任务列表加载)响应时间快。
- 实时性: 即时通讯、文档协作、视频会议需保证高实时性,低延迟。
- 可扩展性: 架构设计应具备高度可扩展性,能够应对未来业务增长、用户规模扩大和新功能的集成(如AI助手、CRM/ERP集成)。
- 可维护性: 代码结构清晰、模块化,易于维护、升级和BUG修复。
2.4.2 合规约束
- 兼容性: 支持主流桌面浏览器(Chrome, Firefox, Edge, Safari)及PC/Mac桌面客户端、移动端(iOS, Android)。
- 合规性: 遵守相关数据隐私法规(如GDPR、国内数据安全法)、网络安全法等。
2.5 假设和依赖 (Assumptions and Dependencies)
2.5.1 假设
- 用户具备基本的计算机操作技能和网络应用知识。
- 部署环境有稳定的互联网连接和足够的带宽支持视频会议和文件传输。
- 外部集成服务(如短信平台、邮件服务、SSO服务)稳定可靠。
2.5.2 依赖
- 稳定的云服务基础设施(如AWS, Azure, GCP或其他国内云服务商)。
- 第三方音视频通讯SDK/服务(如WebRTC、声网、腾讯云会议等)。
- 第三方短信/邮件服务提供商。
- 可能的第三方OAuth/SSO服务。
3. 具体需求 (Specific Requirements)
3.1 功能需求 (Functional Requirements)
3.1.1 基础设置与系统管理
- FR-SM-001: 系统管理员可创建、编辑、删除组织架构(部门、子部门)。
- FR-SM-002: 系统管理员可创建、编辑、禁用、删除用户账户,并分配部门和角色。
- FR-SM-003: 支持多角色权限管理,精细控制各模块操作权限。
- FR-SM-004: 配置系统参数,如默认存储空间、通知设置、集成配置。
- FR-SM-005: 提供操作日志审计功能,记录关键用户操作和系统事件。
3.1.2 项目管理
- FR-PM-001: 创建、编辑、归档项目,包括项目名称、描述、负责人、起止日期。
- FR-PM-002: 为项目添加成员,并设置成员在项目中的角色权限。
- FR-PM-003: 提供项目进度跟踪,支持甘特图、看板、列表等多种视图。
- FR-PM-004: 记录项目里程碑和关键事件。
- FR-PM-005: 支持项目文件上传、下载和关联。
- FR-PM-006: 生成项目报告,包括任务完成率、成员贡献度等。
3.1.3 任务管理
- FR-TM-001: 创建、编辑、删除任务,指定任务名称、描述、负责人、参与者、截止日期。
- FR-TM-002: 设置任务优先级(高、中、低)、任务状态(待办、进行中、已完成、已暂停、已取消)。
- FR-TM-003: 支持任务关联到具体项目。
- FR-TM-004: 支持创建子任务,并跟踪子任务进度。
- FR-TM-005: 任务评论功能,支持文本、图片、附件。
- FR-TM-006: 任务提醒功能,根据截止日期自动发送提醒。
- FR-TM-007: 提供个人任务列表、项目任务列表、部门任务列表视图。
3.1.4 文档协作
- FR-DC-001: 在线创建和编辑多种文档类型(文本文档、电子表格、演示文稿),支持导入导出主流格式。
- FR-DC-002: 多人实时协同编辑文档,显示协作者光标和编辑内容。
- FR-DC-003: 文档版本历史管理,支持版本回溯和比较。
- FR-DC-004: 文档评论和批注功能。
- FR-DC-005: 文档分享与权限控制(可读、可编辑、可评论)。
- FR-DC-006: 文档模板管理。
3.1.5 视频会议
- FR-VC-001: 支持发起即时会议和预约会议。
- FR-VC-002: 会议邀请功能,支持内部成员邀请和外部成员邀请(通过链接)。
- FR-VC-003: 高清音视频通话,支持多人同时在线。
- FR-VC-004: 屏幕共享和应用共享功能。
- FR-VC-005: 会议录制和回放功能。
- FR-VC-006: 会议聊天和文件传输功能。
- FR-VC-007: 会议纪要生成与管理。
- FR-VC-008: 虚拟背景、美颜等辅助功能。
3.1.6 日程管理
- FR-SCH-001: 个人日历视图,显示个人任务、会议、自定义事件。
- FR-SCH-002: 团队/部门/项目日历视图,显示共享日程。
- FR-SCH-003: 创建、编辑、删除日程事件,设置事件类型、起止时间、参与人、地点。
- FR-SCH-004: 会议室预订功能,显示会议室可用状态。
- FR-SCH-005: 多种提醒方式(站内信、邮件、短信、桌面通知)。
- FR-SCH-006: 日程共享与权限设置。
3.1.7 考勤管理
- FR-ATT-001: 支持Web端和移动端(GPS定位或Wi-Fi定位)考勤打卡。
- FR-ATT-002: 考勤规则设置(工作时间、迟到早退规则、打卡范围)。
- FR-ATT-003: 请假、加班、出差等审批流程管理。
- FR-ATT-004: 考勤数据统计与报表生成(月度考勤、异常考勤)。
- FR-ATT-005: 个人考勤记录查询。
3.1.8 文件共享
- FR-FS-001: 提供个人网盘和团队/项目网盘。
- FR-FS-002: 文件/文件夹的上传、下载、新建、重命名、移动、删除。
- FR-FS-003: 文件共享与权限管理(只读、读写、可预览)。
- FR-FS-004: 文件版本管理,支持历史版本查看和恢复。
- FR-FS-005: 文件预览功能(常见文档、图片、视频格式)。
- FR-FS-006: 文件搜索和分类标签。
3.1.9 即时通讯
- FR-IM-001: 一对一聊天和多人群聊功能。
- FR-IM-002: 支持文字、图片、表情、文件传输。
- FR-IM-003: 消息提醒和未读消息标记。
- FR-IM-004: 消息历史记录查询。
- FR-IM-005: 群聊成员管理(添加、移除、禁言)。
- FR-IM-006: 会话置顶、消息收藏等辅助功能。
3.2 非功能需求 (Non-Functional Requirements)
3.2.1 性能 (Performance)
- NFR-PER-001: 系统登录响应时间应在1秒内完成。
- NFR-PER-002: 任务列表、项目列表加载时间应在1.5秒内完成。
- NFR-PER-003: 文档协同编辑延迟应低于200毫秒。
- NFR-PER-004: 视频会议音视频延迟应低于150毫秒。
- NFR-PER-005: 大文件上传(如1GB)应支持断点续传。
- NFR-PER-006: 系统应能支持至少500个并发用户,高峰期响应稳定。
3.2.2 安全性 (Security)
- NFR-SEC-001: 所有数据传输必须采用HTTPS/SSL加密,音视频传输采用SRTP加密。
- NFR-SEC-002: 用户密码应进行加盐哈希存储,不可逆。
- NFR-SEC-003: 文件存储应进行加密,并具备防病毒扫描机制。
- NFR-SEC-004: 系统应具备防SQL注入、XSS、CSRF、DDoS等常见Web攻击的能力。
- NFR-SEC-005: 后台管理系统应具备严格的权限控制和操作日志审计功能。
- NFR-SEC-006: 定期进行安全漏洞扫描和渗透测试。
3.2.3 可用性 (Availability)
- NFR-AVA-001: 系统整体可用性(正常运行时间)应达到99.9%以上。
- NFR-AVA-002: 具备灾难恢复机制,包括数据多副本备份、异地容灾等。
3.2.4 可伸缩性 (Scalability)
- NFR-SCA-001: 系统架构应支持水平扩展,通过增加服务器资源应对用户量和数据量的增长。
- NFR-SCA-002: 数据库设计应能支持未来数百万级用户、数千万级文档和任务数据。
- NFR-SCA-003: 视频会议服务应能支持单会议室数百人参会,并可弹性扩容。
3.2.5 可维护性 (Maintainability)
- NFR-MNT-001: 代码应遵循清晰的编码规范和设计模式,具备良好的可读性和可理解性。
- NFR-MNT-002: 系统应模块化,各功能模块之间职责分离,降低耦合度。
- NFR-MNT-003: 提供完善的开发文档、API文档和部署手册。
- NFR-MNT-004: 错误日志应详细、准确,便于问题定位和排查。
3.2.6 用户体验与易用性 (Usability & UX)
- NFR-US-001: 用户界面应直观、简洁、美观,符合现代办公软件设计风格。
- NFR-US-002: 核心业务流程(如创建任务、发起会议)应清晰流畅,最大限度减少用户操作步骤。
- NFR-US-003: 网站/应用应具备良好的响应式设计,适应不同屏幕尺寸和设备(PC、平板、手机)。
- NFR-US-004: 提供友好的错误提示、操作指引和帮助文档。
- NFR-US-005: 支持多语言(中文、英文)。
3.2.7 兼容性 (Compatibility)
- NFR-COM-001: 前端页面应兼容主流操作系统(Windows, macOS, Linux)和浏览器(Chrome, Firefox, Edge, Safari最新三个版本)。
- NFR-COM-002: 移动客户端应兼容iOS 13+和Android 10+。
- NFR-COM-003: 文档协作模块支持主流Office文件格式(.docx, .xlsx, .pptx, .pdf)的导入、导出和在线预览。
3.3 外部接口需求 (External Interface Requirements)
3.3.1 用户界面 (User Interfaces)
- Web端: PC端浏览器访问,提供所有核心功能。
- 桌面客户端: (可选)基于Electron或类似技术,提供更流畅的桌面体验,支持系统通知。
- 移动App: iOS/Android原生App,支持核心的移动办公场景(考勤、审批、消息、简单任务管理、会议)。
3.3.2 硬件接口 (Hardware Interfaces)
- 依赖于云服务提供商提供的基础设施(CPU、内存、存储、网络设备)。
- 视频会议需要摄像头、麦克风、扬声器硬件支持。
- 考勤打卡可能需要GPS/Wi-Fi定位服务。
3.3.3 软件接口 (Software Interfaces)
- 音视频通讯SDK/API: 集成第三方WebRTC服务或云厂商音视频SDK。
- 短信/邮件服务接口: 用于发送注册验证码、通知、会议邀请等。
- OAuth/SSO接口: (可选)与企业现有身份认证系统(如LDAP、Azure AD、钉钉/企业微信SSO)对接。
- 存储服务接口: (可选)集成对象存储服务(如AWS S3, 阿里云OSS)。
- 企业邮箱接口: (可选)与企业邮箱系统集成,实现邮件收发和日程同步。
- HRM/CRM/ERP接口: (可选)实现员工数据、客户数据、项目数据的同步。
3.3.4 通信接口 (Communications Interfaces)
- 所有Web通信应基于HTTP/HTTPS协议。
- 实时通讯采用WebSocket或类似协议。
- 内部微服务间通信采用RESTful API或gRPC。
4. 附录 (Appendix)
4.1 术语表 (Glossary)
(重复1.3节中的定义,或添加更多在文档中使用的专业术语)
4.2 业务流程图 (Business Process Diagrams)
4.2.1 项目创建与任务分配流程
4.2.2 文档协同编辑流程
4.2.3 考勤打卡与审批流程
4.2.4 视频会议发起流程
4.3 系统架构图
4.4 数据模型 (Data Models)
4.4.1 核心实体关系图
4.4.2 详细数据字典
(此处将根据核心实体关系图,为每个主要表提供详细字段说明,包括字段名、数据类型、是否可空、默认值、约束、备注等,与旅行社管理系统的示例类似,因篇幅限制此处不展开,但实际文档中会详细列出)
4.5 技术规范 (Technical Specifications)
4.5.1 开发技术栈
前端技术栈:
- Web端: React / Vue, TypeScript, Ant Design / Element UI
- 状态管理: Redux / Vuex
- 构建工具: Webpack / Vite
- 文档协作: Quill / ProseMirror / Monaco Editor (基于WebRTC/WebSocket的协同编辑能力)
- 视频会议: WebRTC,集成第三方SDK (Agora, Daily.co, Twilio Video等)
后端技术栈:
- 编程语言: Go (Gin/Echo) / Java (Spring Boot) / Node.js (NestJS)
- 数据库: PostgreSQL (主要业务数据) / MongoDB (聊天消息、日志)
- 缓存: Redis
- 搜索引擎: Elasticsearch (用于全局搜索、文档内容搜索)
- 消息队列: Kafka / RabbitMQ
- 文件存储: MinIO (私有部署) / AWS S3 / 阿里云OSS
- 实时通讯: WebSocket Server (如Socket.IO)
基础设施:
- 容器化: Docker, Kubernetes
- 云平台: AWS / Azure / 阿里云 / 腾讯云 (根据实际部署选择)
- CI/CD: GitLab CI / Jenkins / GitHub Actions
4.5.2 安全规范
- 数据安全: 所有敏感数据(密码、文件内容、会议录像)采用AES-256或更高级别加密存储,传输使用HTTPS/DTLS。
- 身份认证与授权: JWT Token认证,OAuth 2.0,RBAC(基于角色的访问控制),API接口限流,MFA (多因素认证) 可选。
- 网络安全: 部署WAF、CDN,DDoS防护,定期安全漏洞扫描和渗透测试。
- 日志安全: 敏感信息脱敏处理,日志审计。
4.5.3 性能优化规范
- 数据库优化: 合理索引、读写分离、连接池优化、慢查询分析。
- 缓存策略: Redis缓存常用数据、高频访问数据。
- 前端性能: 代码分割、图片懒加载、资源压缩、CDN加速。
- 微服务优化: 服务熔断、降级、限流,链路追踪。
- 文件传输: 大文件分块上传,CDN加速下载。
5. 测试需求 (Testing Requirements)
5.1 测试策略 (Testing Strategy)
5.1.1 测试类型
- 功能测试: 单元测试、集成测试、系统测试、用户验收测试 (UAT)。
- 非功能测试: 性能测试(负载、压力、容量)、安全测试、兼容性测试、可用性测试、稳定性测试、可伸缩性测试。
- 回归测试: 每次迭代或重要发布前进行全面回归测试。
5.1.2 测试环境
- 开发环境(DEV)、测试环境(TEST)、预生产环境(STAGING)、生产环境(PROD)。
5.2 测试用例规范
(此处将提供关键功能测试用例的示例,如:创建项目与任务、多人文档协同编辑、视频会议功能、考勤打卡流程、文件共享权限测试等)
5.3 性能测试指标
(此处将列出关键业务场景的性能指标,如:登录、任务/文档列表加载、文档协同编辑并发数、视频会议并发数、文件上传/下载速度、考勤打卡响应时间等)
6. 部署需求 (Deployment Requirements)
6.1 系统部署架构
6.1.1 生产环境架构
- 负载均衡层: Nginx/HAProxy/云厂商LB。
- 应用服务层: 微服务容器化部署(Docker + Kubernetes),支持自动扩缩容,多可用区部署。
- 数据存储层: 数据库高可用集群(主从复制/多活)、Redis集群、Elasticsearch集群。
- 文件存储: 对象存储服务(S3兼容)。
- 消息队列: Kafka/RabbitMQ集群。
6.1.2 容灾备份方案
- 数据备份: 每日全量+增量备份,异地备份,定期恢复测试。
- 服务容灾: 多可用区/多区域部署,自动故障切换,灾备演练。
- 数据快照: 定期对数据库和文件存储进行快照备份。
6.2 监控和运维
- 监控体系: 基础设施(CPU、内存、网络)、应用性能(APM)、业务指标(用户活跃度、功能使用率)监控。
- 告警机制: 分级告警,多渠道通知(短信、邮件、钉钉/微信机器人)。
- 日志管理: 统一日志收集、结构化、ELK Stack/Grafana Loki分析。
- 自动化运维: CI/CD自动化部署,配置管理工具。
7. 项目管理 (Project Management)
7.1 开发方法论
- 敏捷开发: Scrum框架,2周迭代周期,每日站会,迭代评审与回顾。
- 版本控制: Git Flow工作流,严格的代码审查,CI/CD自动化构建。
7.2 团队角色与职责
(此处将列出项目团队成员的角色、职责及人数,例如:项目经理、产品经理、UI/UX设计师、前端开发工程师、后端开发工程师、测试工程师、运维工程师等)
7.3 项目里程碑
(此处将规划项目的主要阶段和交付物,例如:需求分析完成、原型设计完成、UI设计完成、核心模块开发完成、第一轮测试完成、Beta版本发布、正式版本上线等)
8. 质量保证 (Quality Assurance)
8.1 编码规范
- 统一编码规范,代码审查,单元测试覆盖率要求(例如:核心业务逻辑80%)。
- 完善的开发文档、API文档和设计文档。
8.2 质量控制流程
- 开发质量门禁:代码审查、自动化测试通过、安全扫描无高危漏洞。
- 测试质量门禁:所有测试用例通过、主要缺陷已修复、性能指标达标。
- 发布质量门禁:用户验收通过、所有相关方签署发布同意书。
9. 风险评估 (Risk Assessment)
9.1 技术风险
- 第三方音视频SDK稳定性及性能瓶颈。
- 大规模并发下的实时协同编辑性能问题。
- 数据存储和传输的安全性挑战。
- 系统集成复杂性。
9.2 业务风险
- 用户习惯迁移成本高,市场推广难度。
- 竞品竞争激烈,功能同质化。
- 数据隐私和合规性政策变化。
9.3 项目风险
- 关键人员离职、技术栈学习曲线陡峭。
- 需求变更频繁,导致项目延期和成本超支。
- 预算超支,资源不足。
10. 维护和支持 (Maintenance and Support)
10.1 维护策略
- 预防性维护:定期健康检查、性能优化、安全补丁更新、系统升级。
- 故障处理:7x24小时监控、分级响应机制、应急预案和恢复方案。
- 数据归档:定期对历史数据进行归档处理,优化数据库性能。
10.2 用户支持
- 客户服务:在线支持、工单系统、FAQ知识库、远程协助。
- 技术支持:系统使用培训、问题解答、功能反馈收集。
- 版本更新:定期发布新功能、优化和修复,并通过公告、邮件等方式通知用户。
11. 合规要求 (Compliance Requirements)
11.1 法律法规遵循
- 数据保护: 遵循《中华人民共和国个人信息保护法》、《数据安全法》、《网络安全法》等,确保用户数据合规存储、处理和传输。如果服务涉及国际用户,需考虑GDPR等国际法规。
- 商用密码应用: 敏感数据加密应符合国家密码管理要求。
- 网络信息内容管理: 确保平台上的内容符合国家法律法规,建立内容审核机制。
11.2 行业标准
- 可能遵循ISO 27001(信息安全管理体系)或相关行业信息安全标准。